CAPÍTULO IV
ESTRUCTURA FUNCIONAL: COMISlONES

Art. 19- Comisión de Temática

1014 1.- Funciones

1ª Preparar y elaborar los contenidos temáticos del trabajo sinodal.

2ª Presentar adecuadamente a los miembros del Sínodo estos contenidos temáticos en su momento oportuno.

3ª Esclarecer, según los procedimientos del Sínodo, los temas que lo vayan pidiendo a solicitud de la asamblea y elaborar los documentos que se requieran.

4ª Recoger las proposiciones y conclusiones últimas de cada etapa del proceso sinodal, para redactarlas y presentarlas en la forma adecuada.

5ª Mantener un contacto oportuno con la Comisión Central y con las Comisiones de Secretaría del Sínodo y de Organización y Dinámica, y con sus propios Equipos de Peritos, de Relatores y Redactores (Cfr. N° 2).

6ª Organizar una biblioteca básica interdisciplinar que contenga textos y documentos fundamentales de consulta, tanto para los Peritos como para los sinodales y de acuerdo a la temática propia de cada asamblea.

7ª Elaborar el Documento Final del II Sínodo que habrá de entregarse al Sr. Arzobispo, como base para el Edicto Sinodal que él mismo promulgará con su propia autoridad y según su criterio pastoral.

2.- Colaboradores (Cfr. Art. 15, 2ª y 3ª)

1015 1° Un equipo interdisciplinar de "Peritos"

a) Su responsabilidad será hacer estudios, esclarecer asuntos y atender las consultas que se requieran en los diversos niveles y momentos. Podrán ayudar en la elaboración, redacción e ilustración de proposiciones, relaciones, síntesis o esquemas, valoración y ordenamiento de enmiendas, solución de dificultades o asuntos etc.

b) Estarán particularmente al servicio de la Comisión Central y de la misma Comisión de Temática; pero abiertos a colaborar con los grupos y personas del Sínodo, en la medida de lo posible.

1016 2° Un equipo de "Relatores"

a) Un "Relator General" que podrá tener tres tipos de participación en la asamblea:

En la Sesión Introductoria, ofrecer a la asamblea las grandes pautas temáticas del Sínodo en su conjunto, los objetivos fundamentales, el hilo conductor, las claves de interpretación y las perspectivas y criterios del trabajo sinodal.

Durante el proceso sinodal, aclarar o resolver, cuando fuere necesario, los puntos o momentos de confusión y establecer la conexión entre los diversos asuntos en su propio contexto.

Al término del Sínodo, presentar, en una síntesis final, las grandes líneas de resultados y conclusiones de la asamblea sinodal.

b) "Relatores Especiales" que presentarán, con un enfoque análogo, los contenidos concretos de cada una de las sesiones o etapas de la asamblea sinodal y los resultados y conclusiones de las mismas.

c) "Relatores Ocasionales" para esclarecer ante la asamblea algún asunto particular requerido por la marcha del Sínodo, a juicio de la Comisión Central.

d) Todos los Relatores deben estar bien coordinados por el Relator General, en cuanto a objetivos, contenidos y criterios.

1017 3° Un equipo de "Redactores"

a) Su tarea será redactar, con fidelidad en los contenidos y corrección en la forma, los diversos documentos que se le confíen, tanto para el desarrollo de los trabajos sinodales, como para consignar los resultados o conclusiones de las diversas fases del Sínodo.

b) Estará especialmente al servicio de la Comisión Central y de la Secretaría del Sínodo.

c) Contará con la asesoría de los Peritos que sean necesarios.

1018 4° Un "Bibliotecario"

Será responsable de organizar y administrar una biblioteca fundamental de documentos y libros especializados en la temática sinodal, para consulta de los Peritos y de los grupos o personas en el Sínodo

1019 3.- Auxiliares (Cfr. Art. 8)

Podrá el Bibliotecario tener la ayuda de algunos "auxiliares", para el servicio permanente de biblioteca.

Art. 20- Comisión de Organización y Dinámica

1020 1.- Funciones

1ª Colaborar con la Comisión Central en la supervisión inmediata de la organización general, según el Reglamento.

2ª Marcar el itinerario de los temas, desde el inicio hasta su final, y elaborar la dinámica y las técnicas propias de todo el proceso.

3ª Garantizar la comprensión del proceso y de las técnicas del trabajo.

4ª Explicar, particularmente a los Moderadores, los pasos de todo el proceso y la técnica de las asambleas.

5ª Constituir los diversos grupos de trabajo y nombrar o designar a los responsables de los diversos oficios en los grupos; excepto lo previsto para el "Relator" del grupo (Art. 41, l, 6ª).

6ª Explicar a todos los sinodales las dinámicas y técnicas del trabajo en grupo, especialmente a los Coordinadores, Secretarios y Cronometristas de los grupos.

7ª Preparar instrumentos y material necesario para las diversas fases del trabajo, y proporcionarlo o distribuirlo oportunamente.

8ª Preparar, en coordinación con las Comisiones de Temática y Secretaría, el programa general de las sesiones del Sínodo y el orden o agenda del día, y presentarlos a la Comisión Central para su aprobación. Deberán señalarse con la debida oportunidad los tiempos y el horario de estudio, discusión y votación de los asuntos.

9ª Controlar el proceso y el tiempo en los grupos.

10ª Coordinar la redacción correcta de proposiciones y relaciones de los Secretarios y Relatores de grupos, con la colaboración del Secretario de Temática, y entregarlas a la Secretaría del Sínodo.

11ª Elaborar el "Manual de Dinámica" que deberá incorporarse como "Anexo" a este Reglamento.

1021 2.- Colaboradores (Cfr. Art. 15, 2ª y 3ª)

Tendrá los colaboradores necesarios para sus funciones.
Esta Comisión deberá coordinar, como equipos, a aquellos que tienen un mismo oficio en la conducción o dinámica de asambleas y de grupos.
Tales son:

1° En asambleas: los Moderadores.

2° En los grupos: los Coordinadores, los Secretarios, los Cronometristas y los Relatores.

1022 3.- Auxiliares (Cfr. Art. 8)
Contará esta Comisión con un equipo de auxiliares para los diversos servicios de esta área.

Art. 21- Comisión de Animación Espiritual

1023 1.- Funciones

1ª Animar todo el Sínodo con el espíritu cristiano y eclesial, que dé el sentido y la fuerza interior para todos sus trabajos y objetivos.

2ª Organizar todas las celebraciones litúrgicas, particularmente las de inicio y conclusión generales del Sínodo y de cada una de las diversas etapas.

3ª Organizar momentos de oración en formas diversas por la mañana y por la tarde.

4ª Mantener una ambientación espiritual de personas y lugares.

5ª Elaborar y distribuir oportunamente el material requerido para cada una de sus actividades.

6ª Hacer, en los posible, una edición integral de todos los elementos de la animación espiritual del Sínodo.

1024 2.- Colaboradores (Cfr. Art. 15, 2ª y 3ª)
Esta Comisión contará con la colaboración de tres equipos, con sus respectivas tareas, coordinados de manera inmediata por miembros de la Comisión:

1° Equipo de Liturgia.

2° Equipo de Animación de Oración.

3° Equipo de Ambientación Espiritual General.

1025 3.- Auxiliares
Tendrá los auxiliares necesarios para sus servicios.

Art. 22- Comisión de Secretaría

1026 1.- Funciones

1ª Ordenar, transcribir y multiplicar los textos que van a ser estudiados, discutidos y sometidos a votación.

2ª Comunidar ocn la debida anticipación del día y la hora de los estudios, debates y votaciones señadalos previamente por la Comisión Central.

3ª Distribuir oportunamente los documentos y el material necesario para los diversos momentos del trabajo del Sínodo, en dependencia de la Comisión Central y en coordinación con las diversas Comisiones, particularmente las de Temática y de Organización y Dinámica.

4ª Llevar el control del número de asistentes a las asambleas, especialmente en las asambleas de votación.

5ª Anotar las ausencias con sus causas, mismas que se harán constar en las actas de las asambleas. Para justificar las ausencias será necesario avisar oportunamente a la Secretaría.

6ª Consignar de manera sintética y precisa el desarrollo de las diversas asambleas, atendiendo particularmente a las proposiciones o "enmiendas" que se presenten, con sus razones y argumentos en favor o en contra, sea para ulterior estudio o discusión, o como base para su correspondiente votación.

7ª Contar y computar el número de votos en cada una de las votaciones de la asamblea, ayudado por los "Escrutadores" (Cfr. Art. 2, 20).

8ª Elaborar las actas que serán entregadas oportunamente a cada uno de los sinodales, después de aprobadas en las asambleas. Deberán incluirse posteriormente las "enmiendas" pedidas por algunos sinodales. Si alguno objeta la corrección sugerida, debe pedirse el voto de la asamblea.

9ª Reunir, ordenar y archivar las actas y documentos del Sínodo, anotando en cada uno de los documentos de la Secretaría la fecha y hora de la actividad correspondiente y un número progresivo para el fácil manejo, consulta y orden del archivo

10ª Proveer a la Secretaría, de acuerdo con el ecónomo, del instrumental necesario para todo su trabajo.

11ª Elaborar una "Memoria" del Sínodo que contenga los documentos más importantes, con una síntesis del proceso, así como las conclusiones del mismo. La Secretaría tendrá para esto la asesoría de la Comisión de Temática. El documento tendrá como finalidad la publicación oportuna del material contenido en él, con la autorización del Sr. Arzobispo, para una información sustancial a la comunidad diocesana sobre el acontecimiento del Sínodo.

12ª Coordinar y supervisar de alguna manera la elaboración de la "Crónica General" del Sínodo, así como de las "Crónicas Parciales", en cuanto a criterios y contenidos. Junto con los "Cronistas" designados por la Comisión Central, hará el plan de las "Crónicas" y revisará periódicamente con ellos su desarrollo; les proporcionará los materiales o elementos que sean necesarios para este trabajo.

13ª Para la redacción de los diversos documentos, la Secretaría podrá valerse del "Equipo de Redacción", con la asesoría de los Peritos que sean necesarios.

2.- Colaboradores (Cfr. Art. 15, 2ª y 3ª)

1027 1° Los "Cronistas" del Sínodo

a) Deberán recoger la información integral del Sínodo, en sus aspectos histórico y temático, y en lo referente al proceso de elaboración de los diversos documentos.

b) También serán responsables de las Crónicas parciales y sintéticas de cada una de las Sesiones o etapas de las asambleas sinodales, para mantener informada a toda la comunidad diocesana y acrecentar su interés en todo lo relacionado con el Sínodo.

1028 2° Los "Escrutadores"

a) En las asambleas de votación deberán recoger los votos de los presentes y ayudar a hacer el cómputo, delante del Secretario y del Moderador.

b) Dado el grande número de sinodales, habrá un número suficiente de Escrutadores para agilizar este procedimiento.

c) Seguirán las normas del reglamento de votaciones, coordinados por el Secretario (Cfr. Cap. X).

1029 3.- Auxiliares (Cfr. Art. 8)
El Secretario organizará un equipo de auxiliares técnicos o capacitados, en número suficiente para todos los trabajos de la Secretaría.

Art. 23- Comisión de Difusión

1030 1.- Funciones

1ª Suscitar y mantener el interés de la comunidad eclesial de la Arquidiócesis y de toda la Ciudad, en torno al acontecimiento del Sínodo.

2ª Elaborar los boletines de prensa.

3ª Organizar y coordinar las conferencias o entrevistas de prensa de los diversos medios de comunicación social.

4ª Escoger a los informantes de entre los sinodales.

5ª Revisar las comunicaciones y promover la gran difusión intraeclesial de los procesos y contenidos del Sínodo.

6ª Organizar foros de difusión y diálogo en diversos ambientes, valiéndose de peritos y otros miembros capacitados del Sínodo.

7ª Recoger las publicaciones que aparezcan en los medios de comunicación para posibles aclaraciones y para el archivo del Sínodo.

8ª Exponer estas publicaciones para el conocimiento de los sinodales.

1031 2.- Colaboradores (Cfr. Art. 15, 2ª y 3ª )
Tendrá un equipo de responsables de las áreas de esta Comisión:

1° Relación con los medios de comunicación.

2° Información escrita y permanente intraeclesial.

3° Foros de difusión y diálogo, como "extensión sinodal".

1032 3.- Auxiliares (Art. 8)
Los que sean necesarios para servicios concretos.

Art. 24- Comisión de Economía

1033 1.- Funciones

1ª Establecer los cauces de atención eficaz para todos los sectores o actividades del Sínodo que requieran erogaciones económicas, tanto para la organización general como para cada una de las Comisiones, elaborando en lo posible un presupuesto general.

2ª Motivar a la comunidad diocesana para su participación económica, presentándole un presupuesto general, con los conceptos principales de gastos, y dando informaciones periódicas del manejo del presupuesto.

3ª Prever fondos especiales para gastos imprevistos y urgentes.

1034 2.- Colaboradores (Cfr. Art. 15, 2ª y 3ª).
El coordinador organizará un equipo de colaboradores responsables de las diversas áreas de esta comisión:
1° Recaudación de fondos.
2° Administración general.
3° Administración directa.
4° Información a la comunidad eclesial

1035 3.- Auxiliares (Art. 8): Los que sean necesarios.

Art. 25- Comisión de Servicios Generales

1036 1.- Funciones

1ª Garantizar funcionalmente la realización del Sínodo:

a) Atención a las personas.

b) Disposición de espacios y ambientes necesarios.

c) Preparación y mantenimiento de instrumentos y aparatos y otros medios materiales requeridos por las diversas actividades del Sínodo: actividades litúrgicas, de asambleas, de grupos, de convivencia, alimentos, descanso etc.

2ª Mantener estrecha comunicación con las demás comisiones para todos los servicios que se requieran.

1037 2.- Colaboradores (Cfr. Art. 15, 2ª y 3ª)
Teniendo en cuenta la extensión de las áreas de servicio, el coordinador tendrá un colaborador que comparta con él la responsabilidad general pero distribuyéndose, de manera bien coordinada, la atención directa de determinadas áreas.

1038 3.- Auxiliares
Se organizarán los equipos necesarios con el número suficiente de personas para los diversos servicios, bajo un programa bien determinado.

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